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5. Definizioni e riferimenti legali

Dati Personali (o Dati)

Costituisce dato personale qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.

Dati di Utilizzo

Sono i dati personali raccolti in maniera automatica dall’Applicazione (o dalle applicazioni di parti terze che la stessa utilizza), tra i quali: gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dall’Utente che si connette all’Applicazione, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta dal server (buon fine, errore, ecc.) il Paese di provenienza, le caratteristiche del browser e del sistema operativo utilizzati dal visitatore, le varie connotazioni temporali della visita (ad esempio il tempo di permanenza su ciascuna pagina) e i dettagli relativi all’itinerario seguito all’interno dell’Applicazione, con particolare riferimento alla sequenza delle pagine consultate, ai parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.

Utente

L’individuo che utilizza questa Applicazione, che deve coincidere con l’Interessato o essere da questo autorizzato ed i cui Dati Personali sono oggetto del trattamento.

Interessato

La persona fisica o giuridica cui si riferiscono i Dati Personali.

Responsabile del Trattamento (o Responsabile)

La persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal Titolare al trattamento dei Dati Personali, secondo quanto predisposto dalla presente privacy policy.

Titolare del Trattamento (o Titolare)

La persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali ed agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza, in relazione al funzionamento e alla fruizione di questa Applicazione. Il Titolare del Trattamento, salvo quanto diversamente specificato, è il proprietario di questa Applicazione.

Questa Applicazione

Lo strumento hardware o software mediante il quale sono raccolti i Dati Personali degli Utenti.

Cookie

Piccola porzione di dati conservata all’interno del dispositivo dell’Utente.

REGOLAMENTO DEI COMPORTAMENTI DA TENERE ALL’INTERNO DEGLI SPAZI DI COWORKING


 

INGRESSO E REGISTRAZIONE

 

Al momento dell’ingresso Il Fornitore chiederà all’utilizzatore copia del proprio documento di identità (che si unisce alla copia del documento di identità del sottoscrittore del contratto, se persona diversa) e, solo per i casi di utilizzo di servizi e spazi per più di 2 giorni consecutivi, chiederà la sottoscrizione di un inventario di tutti gli spazi, arredamenti ed attrezzature concessi in uso e del loro stato alla data in cui sono messi a sua disposizione.

Naturalmente l’utilizzatore si impegna a comunicare tutti gli aggiornamenti e variazioni dei propri dati e delle informazioni fornite per attivare il Contratto.           

 

Solo per i casi di concessione in uso per periodo superiore al trimestre, l’utilizzatore entro i primi 5 giorni lavorativi potrà comunicare per iscritto al Fornitore ogni volontà di modifica della composizione e dell’arredamento delle postazioni di lavoro e/o dell’Ufficio ovvero circa la volontà di introdurre nuovi oggetti di arredo o tecnici, che intende apportare, accettando di dover attendere il preventivo consenso scritto da parte del Fornitore prima di procedere, eventualmente, con le modifiche e le introduzioni richieste e comunicate.

 

“Ospiti e visitatori”: si intendono i soggetti terzi, non appartenenti all’organizzazione e non inseriti nell’organigramma del concedente e del concessionario, che il contraente può avere necessità di incontrare per ragioni professionali. Per tale motivo è prevista, tra i servizi connessi, l’accoglienza e la registrazione da parte della reception. Nel caso di un contraente che versa il corrispettivo per l’utilizzo dell’Ufficio non vi sono grandi limitazioni ai movimenti dei suoi ospiti e visitatori che potranno accedere sia allo spazio relativo all’Ufficio, sia all’area lounge sia alla sala riunione nelle ore prenotate dal contraente. Nel caso di un contraente che versa il corrispettivo per l’utilizzo della singola postazione di lavoro vi sono viceversa limitazioni ai movimenti dei suoi ospiti e visitatori che potranno accedere all’area coworking limitatamente allo spazio relativo alla postazione del richiedente, garantendo peraltro un comportamento professionale ed educato tale da non arrecare disturbo ad eventuali altri coworker presenti nelle postazioni vicine. Inoltre, potranno accedere sia all’area lounge sia alle sale riunioni (in questo ultimo caso compatibilmente con la prenotazione della sala da parte del contraente).

 

ORARI LAVORATIVI

 

Gli spazi ed i servizi saranno messi a disposizione e forniti nei consueti orari di lavoro – ovvero dalle ore 9.00 alle ore 19.00 dal lunedì al venerdì e dalle ore 9.00 alle ore 14.00 del sabato – con esclusione dei giorni festivi (a titolo esemplificativo e non esaustivo: 1 e 6 gennaio – 25 aprile – Pasqua - 1 maggio – 2 giugno – 1 novembre – 8, 25, 26 e 31 dicembre) e della settimana di ferragosto in cui sarà proprio chiuso l’Immobile.

PROGRAMMAZIONE E PRENOTAZIONE

 

Per quanto concerne l’utilizzazione delle due sale riunioni si adottano le seguenti modalità di programmazione, prenotazione ed organizzazione:

  1. la richiesta dovrà essere avanzata ai receptionist presso la postazione presente all’ingresso dell’immobile (fisicamente ovvero a mezzo mail) - che saranno peraltro in grado di riferire in tempo reale circa le disponibilità dei due spazi citati - indicando la necessità del tempo di utilizzo espressa in ore.

  2. la prenotazione della sala riunioni potrà avvenire fino a 2 ore prima dell’orario di richiesto utilizzo, fatta salva la disponibilità della medesima sala nell’orario indicato (per tale ragione si consiglia in ogni caso un’organizzazione più lungimirante procedendo alla prenotazione della sala con ampio anticipo)

 

CONDIVISIONE SPAZI E SERVIZI

 

Si precisa che gli spazi comuni ed alcuni servizi connessi necessitando per loro natura della condivisione con altri co-workers e/o tra le Parti, sono disponibili nei limiti di orario ed alle condizioni specificate per ciascuno di essi, fatta salva la possibilità di esaurimento della disponibilità̀ che potrebbe essere causata dalla concomitante presenza di altri utilizzatori.

Per quanto riguarda l’utilizzo di alcune aree comuni e l’erogazione di alcuni servizi connessi solitamente condivisi tra le Parti – per quanto messi a disposizione dal Fornitore – si precisa che sarà adottata una regola che prevede di privilegiare le esigenze e le priorità del concedente dando precedenza al medesimo in caso di conflitto e/o sovrapposizione di richieste e di prenotazioni concomitanti di aree o servizi (per fare solo un esempio esplicativo ma non esaustivo: se l’utilizzatore avanza la richiesta di invio di propria corrispondenza alla reception in momenti nei quali medesime richieste sono state avanzate da dipendenti ed esponenti del Fornitore, la priorità verrà concessa a queste ultime richieste fino al loro esaurimento).

Alla luce di quanto sopra indicato, il concessionario dovrà tenere conto in modo adeguato di tale circostanza al fine di gestire le proprie scadenze ed urgenze di carattere professionale, manlevando sin da ora il Fornitore per qualsiasi danno possa derivargli dall’applicazione di tale regola. Ciò, fatta sempre salva la possibilità di rappresentare in anticipo la possibilità di subire tale nocumento al fine di ottenere ragionevolmente, se possibile, eccezioni all’applicazione di tale regola.  


 

OBBLIGHI e DOVERI DELL’UTILIZZATORE

 

L’utilizzatore è tenuto a comunicare in anticipo la prevista presenza di eventuali ospiti e visitatori all’interno dell’immobile, anche a titolo di visita personale.

L’utilizzatore si impegna a sollevare sin d’ora il concedente da qualsiasi responsabilità, per danneggiamenti o furti alle proprie attrezzature ed ai propri elementi di arredo – introdotti in seguito ad autorizzazione come previsto sopra – presenti all’interno dell’Ufficio ovvero in prossimità o sulle proprie postazioni di lavoro, ovvero anche nelle altre parti comuni dell’immobile. Pertanto, in ogni caso di furto, incendio, scasso, rapina e di eventuali ulteriori danni causati da forza maggiore, rinuncia sin d’ora ad avanzare qualsiasi pretesa o richiesta di risarcimento danni nei confronti del Fornitore.

L’utilizzatore si impegna ad assumere una condotta improntata al rispetto sia degli ambienti sia della presenza di eventuali altri coworkers e di altri soggetti appartenenti alla struttura del Fornitore, in particolare facendo attenzione a non recare disturbo all’attività degli altri presenti con il proprio comportamento.

L’utilizzatore si impegna ad assumere un atteggiamento positivo e collaborativo nei confronti degli altri coworkers, favorendo la conoscenza reciproca ed evitando atteggiamenti invadenti e limitanti della sfera individuale e della privacy degli altri, anche con riferimento alle altrui informazioni lavorative. Inoltre, in caso di violazione della riservatezza e dei dati personali degli altri coworkers e/o dei dipendenti ed esponenti del Fornitore, il contraente assume in proprio ogni responsabilità nei confronti dei soggetti di cui è stata violata la privacy, manlevando e tenendo indenne Elliot.

L’utilizzatore si impegna a rispettare la convivenza nelle aree comuni ed a conservare in buono stato le attrezzature ed ogni altro bene facente parte della struttura condivisa.

L’utilizzatore dichiara e garantisce di possedere le autorizzazioni ed i consensi necessari – anche nell’ambito della normativa in materia di protezione dei dati personali – per la comunicazione ad Elliot di dati, informazioni, notizie per la finalità della prestazione dei servizi.

L’utilizzatore si impegna a conservare in buono stato ed a non alterare tutto il materiale messo a disposizione da Elliot, tra cui le attrezzature, gli apparati, le macchine, gli accessori e gli elementi di arredo che egli utilizza.

L’utilizzatore si assume ogni responsabilità per l’utilizzo improprio ovvero illegale dei servizi connessi quali, a mero titolo di esempio, fax, servizio telefonico, connessione ad internet.

Il contraente garantisce che per i propri mezzi informatici sono state adottate tutte le opportune cautele al fine di evitare la presenza e la diffusione di virus nella rete utilizzata.

L’utilizzatore manleva il concedente da ogni responsabilità causata da un utilizzo improprio e/o illegale della connessione internet, anche da parte di eventuali soggetti terzi autorizzati dal concedente.

L’utilizzatore si impegna a far rispettare anche ad eventuali soggetti terzi, partecipanti ad una riunione all’interno delle sale riunioni, tutte le regole comportamentali sopra citate, assumendosi in proprio la responsabilità di eventuali violazioni.

L’utilizzatore si impegna a rispettare, nello svolgimento della propria attività professionale all’interno degli spazi in uso, i principi contenuti nella carta dei valori adottata dal Fornitore e nel Codice Etico approvato dal gruppo GERI HDP

 

DIVIETI

 

Il contraente non potrà apporre nessuna targa in prossimità o sulla propria postazione di lavoro, sulle porte dell’ufficio o in qualsiasi altra parte visibile all’esterno dell’ufficio che sta utilizzando e/o dell’immobile. Per i soli utilizzatori che hanno richiesto l’utilizzo degli spazi e dei servizi per un periodo superiore al trimestre è possibile, fermo restando il divieto di domiciliazione, chiedere al concedente autorizzazione ad apporre tale targa. Per tale servizio, il Fornitore addebiterà un costo aggiuntivo e specificherà comunque il formato e lo stile da utilizzare, che dovrà in ogni caso rispettare gli standard del Fornitore ed essere compatibile con le ragioni di spazio e di conservazione del decoro dell’immobile (es: totem con i nominativi e le denominazioni o ragioni sociali dei professionisti e/o delle Imprese e Società in prossimità dell’ingresso dell’immobile).

È fatto divieto al concessionario di utilizzare l’immobile al fine di immagazzinare merce o materiali di qualsiasi genere, fatto salvo il transito programmato di materiali necessari allo svolgimento della propria attività d’ufficio comunicato ed autorizzato dal Fornitore.

Il contraente non potrà svolgere la propria attività professionale negli ingressi, nell’area reception o in altre aree comuni dell’immobile.

Il contraente non potrà introdurre e trattenere animali all’interno dell’immobile, fatto salvo che non siano di assistenza ovvero fatta salva specifica autorizzazione scritta da parte del Fornitore.

È fatto divieto all’utilizzatore di fumare e fare uso di sostanze alcoliche e stupefacenti all’interno dell’immobile.

È fatto divieto all’utilizzatore di occupare abusivamente qualsiasi parte dell’immobile al fine di procedere alla produzione ed alla distribuzione – anche gratuita – di liquori, droghe, narcotici o tabacco sotto qualsiasi forma ovvero al fine di svolgere altre attività illecite e/o contrarie al buon costume.

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 679/2016


 

Soggetti interessati: Clienti

 

Elliot S.r.l., con sede in Milano, Via Lago di Nemi 25, COD. FISC. 04024360580 e P.IVA 01277071005, ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE 679/2016 (di seguito GDPR) con la presente informa che ai sensi dell’art. 12 GDPR i Suoi dati saranno trattati per le seguenti finalità e con le modalità di seguito descritte.

 

Titolare del trattamento dei dati

 

Titolare del trattamento dei dati personali è Elliot S.r.l., con sede in Milano, Via Lago di Nemi 25, COD. FISC. 04024360580 e P.IVA 01277071005, tel: 02.818781 e-mail: tutela@geri.it.

 

Definizione di Dati Personali e finalità del trattamento

 

Ai sensi dell’art. 4 n.1 del GDPR per “dato personale” si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (interessato). Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento ad un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo on line o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

 

Elliot S.r.l tratta i Suoi dati personali, acquisiti sia all’atto della sottoscrizione del Contratto che successivamente, per le finalità relative all’esecuzione delle obbligazioni derivanti dal rapporto contrattuale ed alle attività ad esse connesse:

  1. conclusione di contratti relativi ai servizi forniti da Elliot S.r.l.;

  2. adempimento delle relative obbligazioni contrattuali inerenti i servizi forniti da Elliot S.r.l.;

(iii) adempimento di obblighi normativi (di legge e amministrativi, contabili, fiscali) ed attività ad essi connesse.

 

Qualora Elliot S.r.l. intendesse utilizzare i dati conferiti per finalità diverse da quelle indicate, provvederà a darne idonea comunicazione.

 

Il trattamento dei dati personali funzionali al perseguimento delle predette finalità è necessario per una corretta gestione del rapporto contrattuale ed il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. La loro mancata indicazione comporta l’impossibilità di adempimento delle relative obbligazioni contrattuali, nonché di dare corso agli adempimenti di legge.

 

Sulla base di un Suo espresso consenso, Elliot S.r.l. potrà trattare i dati personali per finalità di marketing, al fine di inviarLe informazioni di natura commerciale relative a prodotti o servizi dalla stessa offerti. Per tali finalità il conferimento dei dati personali ha natura facoltativa. In caso di loro mancata indicazione o di revoca del consenso non verranno ricevute comunicazioni relative ai servizi offerti da Elliot S.r.l.



 

Modalità di trattamento dei dati

 

Il trattamento dei dati personali avverrà conformemente ai principi di cui all’art. 5 del GDPR: liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

 

I Suoi dati personali potranno essere trattati sia con l’ausilio di strumenti automatizzati o elettronici che manualmente, a mezzo di archivi cartacei. Ogni trattamento avverrà nel rispetto dei citati principi di cui all’art. 5 del GDPR.

 

I dati saranno trattati esclusivamente da personale a tale scopo espressamente autorizzato dal Titolare o dal Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. L’elenco aggiornato dei soggetti autorizzati al trattamento è disponibile presso la sede aziendale e può essere richiesto all’indirizzo: tutela@geri.it.     

 

Conservazione e comunicazione dei dati

 

I Suoi dati personali saranno conservati presso la sede di Elliot S.r.l. per il periodo necessario all’adempimento delle obbligazioni contrattuali nel corso della loro durata ed anche successivamente alla cessazione del rapporto, per il periodo necessario all’assolvimento di tutti gli adempimenti di legge, anche in ottemperanza al disposto dell’art. 2220 c.c.

 

I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti terzi, ai quali la comunicazione dei Suoi dati personali sia necessaria o funzionale alla corretta gestione dei rapporti contrattuali con Lei instaurati ed al corretto adempimento degli obblighi di legge.

 

I Suoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento a paesi terzi o ad organizzazioni internazionali.  

 

Diritti dell’interessato

 

In qualità di interessato, ha facoltà di esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e seguenti del GDPR e precisamente i diritti di:

-ottenere la conferma del trattamento dei Suoi dati personali e in tal caso ottenere accesso a tali dati personali ed alle seguenti informazioni: finalità del trattamento; categorie di dati personali; destinatari cui sono stati o saranno comunicati; periodo di conservazione o criteri utilizzati per determinarlo; informazioni sulla loro origine; esistenza di un processo decisionale automatizzato;

- revocare l’eventuale consenso prestato ai sensi dell’art. 7 n. 3) GDPR;

- proporre reclamo ad un’Autorità di controllo ai sensi dell’art. 14 lett. e) e 77 GDPR;

- ottenere la rettificazione dei dati personali inesatti che La riguardano ai sensi dell’art. 16 GDPR; la cancellazione dei dati ai sensi dell’art. 17 GDPR; la limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 GDPR; la portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 GDPR;

- opporsi, in tutto o in parte ai sensi dell’art. 21 GDPR per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Potrete in qualsiasi momento esercitare i sopra indicati diritti inviando una comunicazione a mezzo e-mail al seguente indirizzo: tutela@geri.it., dpo@gerihdp.it

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